TOR 16 ระบบบริหารการจัดการคลังยาและเวชภัณฑ์ (Drug and medical supply management system)

1.1 ระบบข้อมูลพื้นฐานยาและเวชภัณฑ์

ระบบต้องสามารถจัดเก็บและบริหารจัดการข้อมูลหลักของยาและเวชภัณฑ์ทุกรายการที่ใช้ในโรงพยาบาล โดยมีคุณลักษณะดังนี้

1.1.1 การจัดเก็บข้อมูลทะเบียนยาและเวชภัณฑ์

ระบบต้องสามารถบันทึกและจัดเก็บข้อมูลรายละเอียดของยาและเวชภัณฑ์แต่ละรายการ ประกอบด้วย

1.1.1.1 ข้อมูลทั่วไปของยาและเวชภัณฑ์

• ชื่อยา (ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ)
• ชื่อสามัญทางยา (Generic Name)
• ชื่อการค้า (Trade Name)
• ความแรงของยา (Strength)
• รูปแบบเภสัชภัณฑ์ (Dosage Form)
• ปริมาตรหรือขนาดบรรจุ
• หน่วยนับ และจำนวนบรรจุต่อหน่วย (Units per Package)

1.1.1.2 ข้อมูลการจำแนกประเภทยาและเวชภัณฑ์

• หมวดหมู่หรือประเภทของยา (Drug Category)
• กลุ่มการออกฤทธิ์ของยา (Therapeutic Class)
• ประเภทยาควบคุมพิเศษ (ถ้ามี)
• การจำแนกเป็นยาในบัญชียาหลักแห่งชาติ หรือยานอกบัญชียาหลักแห่งชาติ
• การจำแนกประเภทเวชภัณฑ์ที่สามารถเบิกได้ หรือเบิกไม่ได้ตามสิทธิการรักษา

1.1.1.3 รหัสมาตรฐานยาและเวชภัณฑ์

• ระบบต้องรองรับการบันทึกรหัสมาตรฐานของยาและเวชภัณฑ์ตามระบบต่าง ๆ ได้แก่
• รหัสยาขององค์การเภสัชกรรม (GPO Code)
• รหัสยาในระบบสินค้าคงคลัง (Inventory Code)
• รหัสยา TMT (Thai Medical Terminology)
• รหัสมาตรฐานของยา 24 หลัก

1.1.1.4 ข้อมูลด้านราคา

• ราคาต้นทุน (Cost Price)
• ราคาจำหน่ายสำหรับผู้ป่วยนอก (OPD Price)
• ราคาจำหน่ายสำหรับผู้ป่วยใน (IPD Price)
• ราคาขายตามประเภทสิทธิการรักษาต่าง ๆ

1.1.1.5 ข้อมูลการใช้ยาและคำเตือน

• ประโยชน์ในการรักษา (Therapeutic Use) ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ
• วิธีใช้ยามาตรฐาน
• ฉลากคำเตือนช่วย (Auxiliary Label) ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ

1.1.1.5.4 ข้อมูลเตือนการใช้ยาตามกลุ่มเสี่ยง ได้แก่

• หญิงตั้งครรภ์
• หญิงให้นมบุตร
• เด็ก
• ผู้ป่วยที่มีภาวะพร่อง G6PD
• ข้อจำกัดตามเพศ

1.1.1.6 ข้อมูลส่วนประกอบของยา

• ระบบต้องสามารถจัดเก็บรายละเอียดข้อมูลตัวยาสำคัญ (Active Ingredient) ของยาแต่ละรายการได้

1.1.1.7 รูปภาพของยา

• ระบบต้องสามารถบันทึกและแสดงรูปภาพของยาทุกรายการในโรงพยาบาลได้ เพื่อใช้ประกอบการตรวจสอบความถูกต้องของยา

1.1.2 การจัดการคำค้นหาและการเข้าถึงข้อมูล

• ระบบต้องเชื่อมโยงกับฐานข้อมูลมาตรฐานของยา เช่น รหัสยา ชื่อทั่วไป ชื่อการค้า และหมวดกลุ่มยาและเวชภัณฑ์
• ระบบต้องรองรับการกำหนดคำช่วยค้นหา (Search Keyword) สำหรับยาและเวชภัณฑ์แต่ละรายการได้มากกว่า 1 ชื่อต่อ 1 รหัส เช่น Dichlotride และ Hydrochlorothiazide (HCTZ) สำหรับยารายการเดียวกัน
• ระบบต้องสามารถผูกติดรายการค่าใช้จ่ายกับรายการยาและเวชภัณฑ์ได้ เพื่อใช้ในการคิดคำนวณค่าใช้จ่ายของผู้ป่วย
• ระบบต้องรองรับการระบุสิทธิการรักษาเพื่อการชำระเงินได้ ตามข้อกำหนดของสิทธิต่าง ๆ

1.1.3 การจัดการสิทธิ์การสั่งใช้ยาและเวชภัณฑ์

1.1.3.1 ระบบต้องสามารถกำหนดสิทธิ์การสั่งใช้ยาและเวชภัณฑ์รายการต่าง ๆ ได้ โดยจำแนกตาม

• กลุ่มผู้ใช้งานระบบ (เช่น แพทย์ ทันตแพทย์ เภสัชกร)
• ประเภทผู้ป่วย (เช่น ผู้ป่วยนอก ผู้ป่วยใน)
• สิทธิการรักษา (เช่น สิทธิประกันสังคม สิทธิหลักประกันสุขภาพถ้วนหน้า สิทธิข้าราชการ)
• ระบบต้องสามารถกำหนดตัวยาที่ห้ามสั่งจ่ายร่วมกับรหัสโรคบางรหัส (ICD-10) ได้ เพื่อป้องกันการสั่งยาที่ไม่เหมาะสมตามข้อบ่งชี้

1.1.4 การจัดการสถานะยาและการแจ้งเตือน

• ระบบต้องสามารถหยุดการจำหน่ายยาหรือแจ้งว่ายาหมดในโรงพยาบาลได้ โดยสามารถบันทึกข้อความที่แจ้งเตือนแพทย์ผู้สั่งใช้ยาได้ และไม่สามารถทำการสั่งยารายการนั้นได้จนกว่ากลุ่มงานเภสัชกรรมจะมียาพร้อมจ่าย

1.1.4.2 ระบบต้องสามารถกำหนดสถานะการใช้งานของยาและเวชภัณฑ์แต่ละรายการได้ ประกอบด้วย

• สถานะใช้งาน (Active)
• สถานะไม่ใช้งานชั่วคราว (Temporarily Inactive)
• สถานะไม่ใช้งานถาวร (Permanently Inactive)

1.1.5 การตรวจสอบอันตรกิริยาระหว่างยา (Drug Interaction)

1.1.5.1 ระบบต้องสามารถบันทึกข้อมูล Drug Interaction ของยาทุกคู่ที่มีผลต่อกัน ประกอบด้วย

• ชื่อยาทั้งสองรายการที่มี Drug Interaction
• ระดับความรุนแรงของ Drug Interaction
• รายละเอียดผลกระทบที่อาจเกิดขึ้น
• ระบบต้องสามารถเตือนและแสดงผลเมื่อมีการสั่งใช้ยาคู่ที่มี Drug Interaction
• ระบบต้องสามารถกำหนดให้มีการตรวจสอบใบสั่งยาย้อนหลังของผู้ป่วยที่มีผลต่อการสั่งยาครั้งปัจจุบันได้

1.1.6 การกำหนดข้อมูลสำหรับการจัดการยา

• ระบบต้องสามารถกำหนดจำนวนการสั่งเริ่มต้น (Default Quantity) และจำนวนสั่งสูงสุด (Maximum Quantity) ของยาและเวชภัณฑ์แต่ละรายการได้
• ระบบต้องสามารถกำหนดให้มีการคำนวณจำนวนเม็ดยาโดยอัตโนมัติตามวันนัดและวิธีใช้ยาที่กำหนด

1.1.7 ข้อกำหนดเอกสารประกอบการเบิกจ่าย

1.1.7.1 ระบบต้องสามารถบันทึกและระบุข้อกำหนดเอกสารประกอบการเบิกจ่ายยาแต่ละรายการได้ โดยสามารถบันทึกชื่อแบบฟอร์มออนไลน์ที่ต้องใช้ประกอบการเบิกจ่าย อย่างน้อยได้แก่

• เอกสารประกอบการจ่ายยา จ.2
• เอกสารประกอบการจ่ายยาเสพติดให้โทษ
• เอกสารการประเมินการใช้ยา (Drug Use Evaluation - DUE)
• เอกสารใบรับรองการใช้ยานอกบัญชียาหลักแห่งชาติ (NED)
• เอกสารอนุมัติการใช้ยาเคมีบำบัด โดยต้องมีแพทย์ลงนามอย่างน้อย 2 ท่าน
• เอกสารการขออนุมัติการใช้ยาตามหลักเกณฑ์ OCPA (Off-label, Compassionate, Pre-approval Access)

1.1.8 การจัดทำข้อมูลเพื่อการเชื่อมโยงกับระบบภายนอก

• ระบบต้องสามารถกำหนดราคาขายยาและเวชภัณฑ์โดยจำแนกตามประเภทสิทธิ์ผู้ป่วย เพื่อเป็นกรอบการเลือกใช้รายการยาให้ตรงตามสิทธิ์ผู้ป่วย โดยราคาจะคำนวณตามสูตรโครงสร้างราคายามาตรฐาน
• ระบบต้องสามารถสร้างไฟล์สำหรับการส่งออกรายการยา (Drug Catalog) ในรูปแบบมาตรฐาน เพื่อการนำเข้าระบบ Drug Catalog ของสำนักงานหลักประกันสุขภาพแห่งชาติ (สปสช.) ได้ในรูปแบบ Microsoft Excel Format เป็นอย่างน้อย
• ระบบต้องสามารถสร้างชุดข้อมูลสำหรับการส่งออกไปยังระบบ E-claim Offline ในรูปแบบมาตรฐาน เพื่อให้ข้อมูลการเบิกจ่ายของผู้ป่วยตรงกับข้อมูลของกระบวนการเรียกเก็บค่ารักษาพยาบาลของ สปสช.

1.2 ระบบงานจัดซื้อยาและเวชภัณฑ์

1.2.1 ระบบงานจัดซื้อยาและเวชภัณฑ์ใช้สำหรับบริหารจัดการความต้องการและการจัดหาจัดซื้อยาและเวชภัณฑ์ที่ใช้ในหน่วยงาน โดยมีการกำหนดกรอบแผนการจัดซื้อเพื่อเป็นแนวทางการบริหารงบประมาณการจัดซื้อ และใช้ข้อมูลประกอบการพิจารณาราคาในกระบวนการต่าง ๆ ให้สอดคล้องกันทั้งระบบ มีความรวดเร็ว ถูกต้อง และสามารถทวนสอบความต้องการก่อนการอนุมัติดำเนินการสั่งซื้อ

1.2.1.1 ส่วนงานที่เกี่ยวข้อง ได้แก่

• หน่วยงานจัดซื้อ
• งานคลังยาและเวชภัณฑ์
• บริษัทจำหน่ายยาและเวชภัณฑ์
• แพทย์ผู้ทำการรักษา
• ผู้บริหารโรงพยาบาล
• หน่วยงานภายในอื่น ๆ

1.2.2 ระบบบริหารแผนการจัดซื้อ

• ระบบต้องสามารถสร้างแผนการจัดซื้อประจำปีงบประมาณ แยกเป็นประเภทรายการยาและเวชภัณฑ์ โดยข้อมูลแผนดังกล่าวจะเป็นกรอบในการจัดซื้อของปีงบประมาณ

1.2.2.2 ระบบต้องสนับสนุนการพิจารณาข้อมูลประกอบการสร้างแผนการจัดซื้อประจำปี อย่างน้อยดังต่อไปนี้

• ข้อมูลแผนการสั่งซื้อย้อนหลัง
• ข้อมูลปริมาณการใช้ย้อนหลัง
• ข้อมูลปริมาณคงเหลือ ณ สิ้นปีงบประมาณ
• ข้อมูลปริมาณการใช้ตามแผนการรักษา
• ระบบต้องสามารถทบทวนและปรับปรุงแผนระหว่างปีงบประมาณได้ ทั้งการเพิ่มเติม การปรับลด หรือการแก้ไข เพื่อปรับกรอบการจัดหาในปีงบประมาณ โดยต้องมีการบันทึกการอนุมัติรายการที่มีการเปลี่ยนแปลง และเสนอขออนุมัติต่อผู้มีอำนาจอนุมัติการปรับแผนการจัดซื้อ

1.2.3 ระบบขอใช้ยานอกโรงพยาบาล (รายการยาใหม่)

1.2.3.1 ระบบต้องสามารถบันทึกข้อมูลคำร้องขอใช้ยากรณีรายการยาใหม่ที่ยังไม่มีในทะเบียนยาของโรงพยาบาล โดยแพทย์ผู้ทำการรักษา ซึ่งข้อมูลประกอบด้วย

• รายละเอียดของยา
• จำนวนความต้องการ
• วันที่ต้องการใช้
• ราคาต่อหน่วย
• ชื่อบริษัทจำหน่าย
• เหตุผลทางการแพทย์ในการขอใช้ยา
• ระบบต้องสามารถส่งคำร้องแบบออนไลน์ไปยังหน่วยงานจัดซื้อพิจารณา เพื่อสร้างรายการยาใหม่ (Drug Item Master) และพิจารณาเบื้องต้น ก่อนส่งต่อไปขออนุมัติจากผู้บริหารโรงพยาบาล
• ระบบต้องรองรับการอนุมัติการใช้ยาแบบออนไลน์ โดยผู้บริหารสามารถอนุมัติหรือไม่อนุมัติผ่านทางระบบ พร้อมทั้งระบุเหตุผลในกรณีไม่อนุมัติ และส่งผลการพิจารณากลับไปยังหน่วยงานที่ร้องขอ
• ระบบต้องมีการรายงานผลและแสดงสถานะของรายการคำร้องที่ส่งไปขออนุมัติ และรายงานสถานะการสั่งซื้อ เพื่อให้ผู้ร้องขอสามารถติดตามสถานะของการจัดซื้อได้

1.2.4 ระบบเสนอราคาจากบริษัทจำหน่ายยาและเวชภัณฑ์

1.2.4.1 ระบบต้องสามารถลงทะเบียนบริษัทจำหน่ายยาและเวชภัณฑ์มิใช่ยา เพื่อบันทึกรายละเอียด ดังนี้

• ชื่อบริษัทจำหน่าย
• ที่อยู่และรายละเอียดการติดต่อ
• ชื่อผู้ประสานงาน
• การกำหนดสิทธิ์และสถานะการใช้งาน
• ระบบต้องเปิดให้ผู้จำหน่ายยาและเวชภัณฑ์สามารถป้อนรายการยาและราคาแบบออนไลน์ได้ เพื่อใช้เป็นข้อมูลประกอบการพิจารณาสั่งซื้อในรูปแบบต่าง ๆ เช่น การตกลงราคา การสอบราคา การประกวดราคา

1.2.4.3 ข้อมูลที่ผู้จำหน่ายต้องบันทึก ประกอบด้วยอย่างน้อยดังนี้

• ชื่อบริษัทจำหน่าย
• ชื่อสามัญทางยา (Generic Name)
• ชื่อการค้า (Trade Name)
• ชื่อโรงงานผู้ผลิต
• รายละเอียดกำกับการใช้ยา
• ระยะเวลาการส่งมอบ
• รหัสยาตามมาตรฐาน TMT
• ราคาต่อหน่วย
• ระยะเวลาการยืนราคา
• ระบบต้องรองรับการบันทึกเอกสารการรับรองการทดสอบคุณภาพยา (Certificate of Analysis) ในรูปแบบไฟล์ PDF สำหรับยารายการที่ต้องแนบเอกสารประกอบในการเสนอข้อมูล
• ระบบต้องสามารถส่งข้อมูลความต้องการของการสั่งซื้อในแต่ละครั้งไปยังบริษัทจำหน่ายที่ลงทะเบียนไว้ เพื่อให้ทบทวนและยืนยันราคา (Price List) ผ่านทาง E-mail ที่ได้ลงทะเบียนไว้ในระบบ
• ระบบต้องแสดงระดับราคาของผู้จำหน่ายยาและเวชภัณฑ์ที่เสนอไว้ โดยเรียงลำดับราคา แต่ไม่เปิดเผยชื่อบริษัทจำหน่ายอื่น ๆ
• ระบบต้องสามารถบันทึกประวัติการส่งมอบสินค้าที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดของบริษัทจำหน่าย เพื่อป้องกันการสั่งซื้อในกรณีที่มีประวัติปัญหา โดยสามารถกำหนดได้ทั้งในระดับบริษัทผู้จำหน่ายหรือโรงงานผู้ผลิต

1.2.5 ระบบจัดทำใบขอซื้อ

1.2.5.1 ระบบต้องสามารถสร้างใบขอซื้อในกรณีต่าง ๆ ดังนี้

• การขอซื้อตามแผนการจัดซื้อประจำปีงบประมาณ
• การขอซื้อนอกแผนการจัดซื้อประจำปี
• การขอซื้อจากระบบขอใช้ยานอกโรงพยาบาล (รายการยาใหม่)

1.2.5.2 ระบบต้องสามารถเตือนผู้สร้างใบขอซื้อในกรณีต่อไปนี้

• รายการสินค้าและจำนวนที่ระบุมีราคาเกินราคากลาง
• ปริมาณการสั่งซื้อมากกว่าแผนการสั่งซื้อ
• ราคาที่สั่งซื้อไม่ใช่ราคาต่ำสุด
• โดยต้องจัดให้มีระบบอนุมัติหรือรับรองใบขอซื้อ พร้อมระบุสาเหตุและเหตุผล ก่อนส่งไปขออนุมัติจากผู้บริหารโรงพยาบาล
• ระบบต้องสามารถสร้างใบขอซื้อรายการยาและเวชภัณฑ์จากรายงานสินค้าขาดสต็อก หรือปริมาณสต็อกที่ต่ำกว่าจุดต่ำสุดที่กำหนด จากระบบคลังสินค้าที่ร้องขอให้สั่งซื้อสินค้า
• ระบบต้องใช้ข้อมูลรายการยาและราคาจากระบบเสนอราคาของบริษัทจำหน่ายยาและเวชภัณฑ์ เป็นข้อมูลประกอบการพิจารณาจัดทำใบขอซื้อ

1.2.5.6 ระบบต้องสามารถแสดงข้อมูลประกอบการพิจารณา ได้แก่

• ประวัติการสั่งซื้อย้อนหลัง
• ราคาที่เคยซื้อล่าสุด
• ราคากลางของรายการที่ต้องการ
• ระบบต้องสามารถแปลงหรือคำนวณหน่วยของความต้องการและหน่วยของบรรจุภัณฑ์ส่งมอบได้
• ระบบต้องสามารถส่งคำร้องขอซื้อแบบออนไลน์ไปยังผู้มีหน้าที่รับผิดชอบพิจารณาอนุมัติเบื้องต้น ก่อนส่งต่อไปขออนุมัติจากผู้บริหารโรงพยาบาล
• ระบบต้องมีการรายงานผลและแสดงสถานะรายการคำร้องที่ส่งไปขออนุมัติ และรายงานสถานะการสั่งซื้อ เพื่อให้ผู้ร้องขอสามารถติดตามสถานะของการจัดซื้อได้
• ระบบต้องสามารถบันทึกหมายเลขการสั่งซื้อ โดยกำหนดตามแต่ละประเภทได้ เพื่อใช้สำหรับการอ้างอิงในระบบการตรวจรับเข้าสินค้าจากการสั่งซื้อ
• ระบบต้องสามารถเตือนผู้สร้างใบขอซื้อในกรณีเลือกรายการสินค้าที่ไม่ได้มีราคาแสดงต่ำสุด โดยให้ผู้มีอำนาจพิจารณาอนุมัติ พร้อมมีการระบุสาเหตุและเหตุผล

1.2.5.12 ระบบต้องสามารถแสดงรายงานได้อย่างน้อยดังนี้

• รายการยาและเวชภัณฑ์ของผู้จำหน่าย (Price List)
• รายงานประวัติการสั่งซื้อตามรายการสินค้า ตามประเภทสินค้า ตามผู้จำหน่าย โดยกำหนดระยะเวลาได้ตามต้องการ
• รายงานประวัติการอนุมัติ/ไม่อนุมัติรายการยาขอใช้ยานอกโรงพยาบาล (รายการยาใหม่)
• รายงานการประเมินการส่งมอบสินค้าจากผู้จำหน่าย

1.2.5.12.5 รายงานสถานะการสั่งซื้อ โดยสามารถแสดงข้อมูลได้ดังนี้

• สถานะการส่งมอบ
• ปริมาณที่สั่งซื้อ
• ปริมาณการส่งมอบแล้ว
• ปริมาณค้างส่งมอบ
• สถานะการตรวจรับ
• สถานะการส่งเปลี่ยนคืนสินค้า
• รายงานยอดการสั่งซื้อเปรียบเทียบกับแผนการสั่งซื้อประจำปีงบประมาณ

1.3 ระบบงานคลังยาและเวชภัณฑ์

1.3.1 ระบบงานคลังยาและเวชภัณฑ์เป็นระบบที่ใช้สำหรับงานบริหารการจัดเก็บสินค้าตามแผนการจัดเก็บแต่ละรายการสอดคล้องกับแผนการใช้สินค้า โดยปริมาณที่จัดเก็บจะถูกวางแผนและมีการจัดหามาทดแทนในปริมาณที่เหมาะสมกับความต้องการภายในหน่วยงาน รวมถึงการตรวจสอบสภาพความพร้อมใช้งานของยาและเวชภัณฑ์ เช่น การควบคุมวันหมดอายุ การตรวจสอบหมายเลขล็อตการผลิตที่มีปัญหาเกี่ยวกับคุณภาพ อีกทั้งเป็นระบบที่จัดระเบียบการบันทึกข้อมูลรายละเอียดยาและเวชภัณฑ์ รหัสยา รายละเอียดราคาที่เกี่ยวเนื่องกับสิทธิ์การรักษา ข้อบ่งชี้การใช้งาน และข้อกำหนดเอกสารประกอบการเบิกจ่าย

1.3.1.1 ส่วนงานที่เกี่ยวข้อง ได้แก่

• หน่วยงานจัดซื้อ
• งานคลังยาและเวชภัณฑ์
• บริษัทจำหน่ายยาและเวชภัณฑ์
• ผู้บริหารโรงพยาบาล
• ผู้บริจาค
• คลังยาผู้ป่วยนอก
• คลังยาผู้ป่วยใน
• คลังยาห้องผสมยาเคมีบำบัด
• คลังย่อยของหน่วยงานภายในอื่น ๆ

1.3.2 ระบบรับสินค้าเข้าคลังจากการสั่งซื้อ

• ระบบต้องสามารถบันทึกการส่งสินค้าจากบริษัทผู้จำหน่าย โดยใช้ข้อมูลการขอซื้อที่ผ่านกระบวนการจัดซื้อด้วยวิธีการต่าง ๆ ของระบบจัดซื้อ เพื่อบันทึกรับรายการสินค้าดังกล่าวเข้าคลังสินค้า

1.3.2.2 ระบบต้องสามารถกำหนดการรับสินค้าแบบแบ่งรอบการส่งมอบได้ พร้อมทั้งแสดงข้อมูลดังนี้

• รายการที่สั่งซื้อ
• รายการที่ส่งมอบแล้ว
• จำนวนค้างส่งมอบ
• โดยแยกตามรายการที่สั่งซื้อได้
• ระบบต้องสามารถกำหนดหมายเลขล็อตสินค้าภายในโดยอัตโนมัติได้ และสามารถกำหนดหมายเลขล็อตสินค้าภายนอกสำหรับบันทึกหมายเลขล็อตสินค้าจากโรงงานผู้ผลิต โดยมีการกำหนดวันหมดอายุกำกับไว้ทุกล็อตสินค้าภายใน
• ระบบต้องสามารถบันทึกการรับสินค้า 1 รายการที่มีหลายหมายเลขล็อตสินค้าภายนอก หรือหลายวันหมดอายุได้
• ระบบต้องสามารถแก้ไขและยกเลิกรายการรับสินค้าจากการสั่งซื้อได้ โดยสามารถดำเนินการได้ตามสิทธิ์ผู้ใช้งานที่กำหนด
• ระบบต้องสามารถกำหนดสถานะของการตรวจรับสินค้าได้ และสามารถพิมพ์รายงานผลการตรวจรับสินค้าได้

1.3.3 ระบบเบิกจ่ายยาและเวชภัณฑ์

ระบบประกอบด้วยระบบย่อย 3 ส่วน ได้แก่

1.3.3.1 ระบบการขอเบิกสินค้า หน่วยงานที่ต้องการเบิกต้องสามารถป้อนข้อมูลรายการสินค้าที่ต้องการ ได้แก่

• รายการสินค้าที่ต้องการเบิก
• จำนวน
• วันที่ต้องการ ซึ่งข้อมูลจะถูกส่งไปยังหน่วยงานที่ทำการจ่ายเพื่อจัดเตรียมสินค้าและพิจารณาอนุมัติการเบิกจ่ายต่อไป

1.3.3.2 ระบบการจ่ายสินค้า หน่วยงานคลังที่รับเรื่องการขอเบิกจากหน่วยงานผู้ร้องขอต้องสามารถทำการจัดเตรียมสินค้าที่ขอเบิก และบันทึกรายละเอียดดังนี้

• รายการสินค้า
• จำนวน
• ข้อมูลหมายเลขล็อตควบคุมสินค้า (ในกรณีที่เป็นสินค้าที่มีการกำหนดให้มีการควบคุมหมายเลขล็อตสินค้า)

1.3.3.3 ระบบบันทึกรับสินค้า

• หน่วยงานที่รับสินค้าต้องสามารถบันทึกสินค้าเข้าคลังของหน่วยงาน โดยใช้ข้อมูลจากการส่งสินค้าจากระบบจ่ายสินค้า
• ระบบต้องสามารถปรับแก้ไข ปรับปรุง และยกเลิกการบันทึกการขอเบิกสินค้า การจ่ายสินค้า และการบันทึกรับสินค้าได้

1.3.3.3.3 ระบบต้องสามารถแสดงข้อมูลดังต่อไปนี้ เพื่อใช้เป็นข้อมูลประกอบการบันทึกใบขอเบิกสินค้า

• ปริมาณการจัดเก็บในคลังสินค้า
• ปริมาณที่ใช้ไป
• ยอดคงคลัง
• ระดับคงคลังต่ำสุด
• ระดับคงคลังสูงสุด
• ปริมาณความต้องการตามแผนการรักษา

1.3.4 ระบบเปลี่ยนคืนยาและเวชภัณฑ์จากการสั่งซื้อ

• ระบบต้องสามารถสร้างรายการสินค้าที่ใกล้หมดอายุ และสามารถตั้งรายการเรียกคืนจากจุดคลังย่อยภายในหน่วยงาน เพื่อส่งคืนกลับคลังสินค้าเพื่อทำการเตรียมการส่งเปลี่ยนคืนสินค้า
• ระบบต้องสามารถบันทึกรายการยาและเวชภัณฑ์ที่ต้องการส่งเปลี่ยนคืนบริษัทผู้จำหน่าย ตามที่ได้สั่งซื้อสินค้าดังกล่าว ตามข้อกำหนดที่สามารถเปลี่ยนสินค้าที่จะหมดอายุหรือสินค้ามีปัญหาเรื่องคุณภาพการใช้งาน

1.3.4.3 ระบบต้องสามารถบันทึกประเภทการเปลี่ยนคืนสินค้า ได้แก่

• การเปลี่ยนสินค้ารายการเดิมที่ส่งเปลี่ยน
• การเปลี่ยนสินค้าใหม่ที่มีมูลค่าเท่าเดิมกับมูลค่าสินค้าที่ขอส่งคืน
• การคืนสินค้าแล้วคิดมูลค่าสินค้าให้เป็นส่วนลดราคาในการสั่งซื้อครั้งต่อไป
• ระบบต้องสามารถกำหนดหมายเลขล็อตสินค้าภายในโดยอัตโนมัติได้ และสามารถกำหนดหมายเลขล็อตสินค้าภายนอกสำหรับบันทึกหมายเลขล็อตสินค้าจากโรงงานผู้ผลิต โดยมีการกำหนดวันหมดอายุกำกับไว้ทุกล็อตสินค้าภายใน
• ระบบต้องสามารถบันทึกการคืนสินค้า 1 รายการที่มีหลายหมายเลขล็อตสินค้าภายนอก หรือหลายวันหมดอายุได้
• ระบบต้องสามารถแก้ไขและยกเลิกรายการคืนสินค้าจากการสั่งซื้อได้ โดยสามารถดำเนินการได้ตามสิทธิ์ผู้ใช้งานที่กำหนด
• ระบบต้องสามารถกำหนดสถานะของการตรวจรับคืนสินค้าได้ และสามารถพิมพ์รายงานผลการตรวจรับคืนสินค้าได้

1.3.5 ระบบปรับยอดคงคลังยาและเวชภัณฑ์

1.3.5.1 ระบบต้องสามารถบันทึกการปรับปรุงรายการสินค้า ได้แก่

• การปรับยอดปริมาณสินค้าจริงเทียบกับข้อมูลในฐานข้อมูลการจัดเก็บ
• การแก้ไขหมายเลขล็อตและวันหมดอายุของสินค้า เพื่อให้ข้อมูลวันหมดอายุตรงกับข้อมูลฐานข้อมูลการจัดเก็บ
• ระบบการปรับยอดคงคลังยาและเวชภัณฑ์มิใช่ยาต้องได้รับการอนุมัติโดยผู้มีอำนาจในการดำเนินการเท่านั้น
• ระบบต้องสามารถบันทึกประวัติการปรับยอดคงคลังยาและเวชภัณฑ์ได้ และสามารถออกรายงานรายละเอียดการปรับยอดทั้งปริมาณและมูลค่าที่ได้ดำเนินการปรับยอดสินค้าคงคลัง

1.3.6 ระบบรับสินค้าเข้าคลังจากการบริจาค/สินค้าแถม/ยาโครงการ

• ระบบต้องสามารถบันทึกการรับสินค้าจากการบริจาค/สินค้าแถม/ยาโครงการได้ และกำหนดให้เป็นรายการสินค้าบริจาคที่ไม่คิดค่าใช้จ่าย หรือคิดค่าใช้จ่ายตามอัตราที่กำหนดได้
• ระบบต้องสามารถกำหนดหมายเลขล็อตสินค้าภายในโดยอัตโนมัติได้ และสามารถกำหนดหมายเลขล็อตสินค้าภายนอกสำหรับบันทึกหมายเลขล็อตสินค้าจากโรงงานผู้ผลิต โดยมีการกำหนดวันหมดอายุกำกับไว้ทุกล็อตสินค้าภายใน
• ระบบต้องสามารถบันทึกการรับสินค้า 1 รายการที่มีหลายหมายเลขล็อตสินค้าภายนอก หรือหลายวันหมดอายุได้
• ระบบต้องสามารถแก้ไขและยกเลิกรายการรับสินค้าจากการรับบริจาคได้ โดยสามารถดำเนินการได้ตามสิทธิ์ผู้ใช้งานที่กำหนด

1.4 ระบบรายงาน

ระบบต้องสามารถจัดทำรายงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการบริหารจัดการคลังยาและเวชภัณฑ์ เพื่อสนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหารและการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่ อย่างน้อยดังนี้

1.4.1 รายงานด้านข้อมูลพื้นฐาน

• รายงานทะเบียนยาและเวชภัณฑ์
• รายงานยาและเวชภัณฑ์จำแนกตามหมวดหมู่
• รายงานยาและเวชภัณฑ์จำแนกตามสิทธิการรักษา
• รายงานยาในบัญชียาหลักแห่งชาติและยานอกบัญชียาหลักแห่งชาติ
• รายงานยาควบคุมพิเศษ

1.4.2 รายงานด้านการจัดซื้อ

• รายงานแผนการจัดซื้อประจำปีงบประมาณ
• รายงานการปรับปรุงแผนการจัดซื้อ
• รายงานรายการยาและเวชภัณฑ์ของผู้จำหน่าย (Price List)
• รายงานประวัติการสั่งซื้อ จำแนกตามรายการสินค้า ประเภทสินค้า และผู้จำหน่าย
• รายงานประวัติการอนุมัติ/ไม่อนุมัติรายการยาขอใช้ยานอกโรงพยาบาล
• รายงานการประเมินการส่งมอบสินค้าจากผู้จำหน่าย

1.4.2.7 รายงานสถานะการสั่งซื้อ แสดงรายละเอียด ดังนี้

• สถานะการส่งมอบ
• ปริมาณที่สั่งซื้อ
• ปริมาณการส่งมอบแล้ว
• ปริมาณค้างส่งมอบ
• สถานะการตรวจรับ
• สถานะการส่งเปลี่ยนคืนสินค้า
• รายงานยอดการสั่งซื้อเปรียบเทียบกับแผนการสั่งซื้อประจำปีงบประมาณ

1.4.3 รายงานด้านคลังยาและเวชภัณฑ์

• รายงานสินค้าคงคลัง จำแนกตามคลังและรายการสินค้า
• รายงานสินค้าคงคลังต่ำกว่าจุดสั่งซื้อ
• รายงานสินค้าใกล้หมดอายุ โดยกำหนดระยะเวลาล่วงหน้าได้
• รายงานสินค้าหมดอายุ
• รายงานการรับสินค้าเข้าคลัง จำแนกตามประเภทการรับ (จากการสั่งซื้อ/บริจาค/แถม/โครงการ)
• รายงานการเบิกจ่ายสินค้า จำแนกตามหน่วยงาน
• รายงานการเปลี่ยนคืนสินค้า
• รายงานการปรับยอดคลังสินค้า
• รายงานมูลค่าสินค้าคงคลัง
• รายงานการเคลื่อนไหวสินค้า (Stock Movement)
• รายงานอัตราการหมุนเวียนสินค้า (Stock Turnover Rate)